QUY ĐỊNH VỀ TRỤ SỞ DOANH NGHIỆP

Trụ sở chính là nơi doanh nghiệp thực hiện hầu hết những công việc kinh doanh quan trọng của mình. Đó còn là địa chỉ dùng để liên lạc với khách hàng hay các cơ quan chức năng, đối tác kinh doanh. Vậy nên, trong các thủ tục quan trọng của doanh nghiệp, việc kê khai, xác định chính xác cũng như cập nhật ngay khi có thay đổi địa chỉ trụ sở chính là thủ tục đáng lưu ý.

1.  Thông tin địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

Điều 42 – Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Theo quy định của Luật đất đai 2014 thì địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố… Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định.

Như vậy, trụ sở chính theo Luật doanh nghiệp 2020 được xác định theo địa chỉ gồm: thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

2. Điều kiện về trụ sở chính doanh nghiệp

a.   Điều kiện chung

– Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 quy định: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.”

– Bên cạnh đó, theo quy định của pháp luật tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP thì việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn. Vậy nên trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt ở căn hộ chung cư, nhà tập thể dùng để ở.

Trong trường hợp doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở tại căn hộ chung cư thì phải đảm bảo căn hộ chung cư đó được xây dựng với mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh (căn hộ Office-tel). Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải chứng minh chức năng của căn hộ dự kiến dùng làm trụ sở là căn hộ có mục đích sử dụng hỗn hợp theo yêu cầu của Cơ quan đăng ký kinh doanh.

b.   Điều kiện riêng

Ngoài những quy định chung, do tính chất đặc thù của nhiều ngành nghề, trụ sở chính của doanh nghiệp có thể cần phải đáp ứng những điều kiện riêng, yêu cầu khác phù hợp với điều kiện kinh doanh.

Như trường hợp doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ karaoke thì yêu cầu địa điểm kinh doanh phải:

+ Bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và an ninh, trật tự theo quy định.

+ Phòng hát phải có diện tích sử dụng từ 20 m2 trở lên, không kể công trình phụ.

+ Không được đặt chốt cửa bên trong phòng hát hoặc đặt thiết bị báo động (trừ các thiết bị báo cháy nổ).

3.  Thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp bao gồm địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Khi địa chỉ trụ sở bị thay đổi sẽ dẫn đến nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thay đổi.  Do đó, doanh nghiệp sẽ phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi như trên.

4.  Vi phạm các quy định về việc đặt trụ sở chính

Theo quy định tại Nghị đinh 50/2016/NĐ-CP, những hành vi của các công ty cố tình sai phạm về trụ sở chính sẽ bị xử phạt hành chính sẽ bị áp dụng hình thức phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng do hành vi kê khai không trung thực, không chính xác nội dung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc đăng ký thay đổi và thông báo lại các thông tin doanh nghiệp đã kê khai không trung thực, không chính xác.